Организация и технология документационного обеспечения управления на примере МИД России
Содержание
Введение
- Обоснование актуальности исследования; формулировка цели, задач, объекта и предмета; выбор методологической базы.
Глава 1. Теоретико-методологический анализ документационного обеспечения управления
- Понятие и сущность "документа": терминологический анализ и практическая значимость.
- Эволюция традиционного документоведения: историко-методологический обзор.
- Методики документирования: организация, виды и методы формирования документов.
Глава 2. Комплексная оценка службы документационного обеспечения в МИД России
- Структурно-функциональный анализ МИД России: организационные и управленческие аспекты.
- Работа службы документационного обеспечения управления МИД России: анализ инфраструктуры и процессов.
- Система документооборота в МИД России: характеристика и пути совершенствования.
Глава 3. Современные технологии автоматизации в сфере документационного обеспечения
- Процессы автоматизации электронного документооборота: стандарты и этапы внедрения.
- Применение автоматизированных систем в документационном обеспечении МИД России: интеграция и эффективность.
- Инновационные методики оптимизации документационного сопровождения: тенденции и перспективы.
Заключение
- Выводы по результатам исследования; рекомендации по дальнейшему совершенствованию организации документооборота.
Список литературы
Электронный документооборот в организации представляет собой динамично развивающееся направление, которое определяется спецификой выполняемой деятельности. Разнообразие его видов непосредственно зависит от характера процессов, протекающих внутри предприятия, что обусловливает стремительное внедрение инновационных информационных систем для оптимизации работы с документами.
Одним из основных преимуществ использования электронного документооборота является повышение прозрачности регламентированных процессов. Современные системы предоставляют руководству всесторонний контроль за перемещением документа на всех этапах, позволяя оперативно получать сведения о создателях, пользователях и изменениях, внесённых в файл. Кроме того, централизованное хранение и резервное копирование данных минимизируют риск утраты информации даже при форс-мажорных обстоятельствах, таких как пожар, что подкрепляется результатами недавних исследований по управлению ИС.
- Повышение прозрачности: благодаря возможности мониторинга перемещений документов, руководство получает детализированное представление о ходе работы.
- Рациональное использование ресурсов: система сокращает потребность в выделении физического пространства для хранения серверного оборудования и бумажных архивов, что облегчает освобождение помещений для других целей.
- Усиление безопасности информации: регулярное создание резервных копий и контроль изменений способствуют сохранности данных даже при повреждении оригиналов.
- Экономия времени: электронная система позволяет существенно снизить временные затраты, связанные с поиском и обработкой бумажных документов.
- Снижение материальных затрат: отказ от печатной документации уменьшает расходы на расходные материалы и логистику, связанную с пересылкой документов.
- Оптимизация рабочих процессов: сотрудники избавляются от рутинной работы с бумажными архивами, что способствует повышению общего уровня удовлетворённости и эффективности труда.
- Гибкие возможности расположения: система обеспечивает возможность дистанционного доступа, позволяя сотрудникам работать удалённо, независимо от физического местонахождения.
- Ведение истории документации: автоматизированное отслеживание изменений предоставляет возможность быстрого анализа взаимодействий между контрагентами.
Тем не менее, процесс внедрения электронного документооборота сталкивается с рядом проблем. К числу основных трудностей относятся вопросы юридической подлинности документов, что остаётся актуальным до полной реализации закона «об электронной подписи». Другими препятствиями являются сопротивление некоторых руководителей инновациям, негативное отношение к новым технологиям, а также приверженность устаревшим методам работы с документами. Помимо этого, необходимость обмена бумажными носителями с другими организациями и регулярные структурные реформы внутри компании могут замедлять процесс перехода к полностью электронному документообороту.
| Преимущества | Проблемы |
|---|---|
| Прозрачность процессов, экономия времени, оптимизация ресурсов, усиление безопасности | Юридические вопросы, сопротивление инновациям, приверженность традиционным методам, адаптация сотрудников |
Список литературы
Делопроизводство: учебно-методическое пособие, Козина Е. С., Директ-Медиа, 2013 год, 27 страниц
Галахов В.В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов, Проспект, 2016г.
Документоведение: Учебник для студентов учреждений высшего образования / М.В. Ларин, Е.А. Плешкевич, В.Ф. Янковая, В.С. Мингалев, Е.В. Терентьева, М.Л. Гавлин; под ред. д-ра ист. наук, проф. М.В. Ларина. М.: Издательский центр «Академия»,
Министерство иностранных дел Российской Федерации [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.mid.ru/ru/home
— 60 с.
Касьянова Г. Ю. Делопроизводство и другие аспекты работы секретаря, АБАК, 2015 г
Басаков М.И. Делопроизводство, Феникс, 2015г.
Документационное обеспечение управления: практическое пособие, Рогожин М. Ю., Директ-Медиа, 2014 год, 398 стр.
Документоведение: методические указания / сост. Д63 Е. В. Спиридонова ; Яросл. гос. ун-т им. П. Г. Демидова. — Ярославль : ЯрГУ,
Басаков, Замыцкова: Делопроизводство (документационное обеспечение управления). Учебник, Феникс, 2016 г
Ларьков Н.С. Документоведение. Учебник, Проспект, 2016 г.
Документооборот [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/210533-qqq-16-m5-dokumentooborot
Делопроизводство. Документационный менеджмент: учебное пособие, Демин Ю. М., Директ-Медиа, 2014 год, 205 стр.
Кугушева Т.В., Ласкова Т.С., Механцева К. Ф. Делопроизводство. Учебное пособие, Феникс, 2016 г.
Персианов В. В., Киреева Е. З., Казакова М. Н. Электронное офисное делопроизводство: учебник, Директ-Медиа, 2016 год, 326 с.
– 320 с.
Корнеев И.К., Галахов В. В. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. 3-е изд., перераб. и доп. Галахов В.В., Корнеев И.К., Проспект, 2016 г.
2016 год в службе ДОУ. Как правильно начать год? [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/news/210237-2016-god-v-slujbe-dou-kak-pravilno-nachat-god
Служба ДОУ [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.sekretariat.ru/article/91390-qqq-12-m7-sluzhba-dou-celi-i-zadachi
Рогожин М. Ю. Настольная книга секретаря: подготовка документов: практическое пособие, Директ-Медиа, 2014 год, 363 с.
Делопроизводство : курс лекций: учебное пособие, Рогожин М. Ю. Директ-Медиа, 2014 год, 229 страниц
Панасенко Ю.А. Делопроизводство: документационное обеспечение управления: Учеб. пособие / Ю.А. Панасенко. - 3-e изд., РИОР, 2016г.
Дёмушкин А.С. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот. Учебник, Логос, 2016г.
Проект внедрения системы электронного документооборота и создания электронного архива в МИД России [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.intertrust.ru/press_center/success/view/1350-proekt-vnedreniya-sistemy-elektronnogo.htm
Автоматизация документооборота [Электронный ресурс] Режим доступа: http://bit.samag.ru/archive/article/1087
Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство). Учебник. Гриф МО РФ, Феникс, 2013г.
Гугуева Т.А. Конфиденциальное делопроизводство: Учебное пособие / Т.А. Гугуева. - (Технологический сервис), Инфра-М, 2016г.
Кузнецов И.Н. Делопроизводство: учебно-справочное пособие, Дашков и К°, 2016
Документооборот в организации: когда всё на своих местах [Электронный ресурс] Режим доступа: https://www.kom-dir.ru/article/1287-qqq-16-m6-22-06-2016-dokumentooborot-v-organizatsii
Новые Правила делопроизводства 2016 года и работа с электронными документами [Электронный ресурс] Режим доступа: http://отрасли-права.рф/article/22054