«Разработка проекта внедрения электронного документооборота в компании ..»

Содержание

1. Введение

   1. Актуальность разработки автоматизированной системы документооборота.
   2. Цель исследования, формулировка задач и определение объекта, предмета и методов анализа.
   3. Обоснование выбора подхода с использованием вычислительной техники и средств защиты информации.

2. Теоретико-методологические основы организации документооборота «АО НПО «АВС»

   1. Исследование структуры технологической поддержки документооборота на базе «АО НПО «АВС»».
   2. Анализ программной и аппаратной архитектуры информационной системы (ИС) предприятия.
   3. Обзор существующих разработок и выбор стратегии оптимизации бизнес-процессов.
   4. Оценка необходимости привлечения вычислительной техники при решении ключевых задач.

3. Разработка и внедрение автоматизированной информационной системы документооборота

   1. Формулировка комплекса задач автоматизации с учетом специфики бизнес-процессов.
   2. Постановка проектных решений по техническому, информационному и программному обеспечению.
   3. Описание этапов жизненного цикла проекта, включая разработку информационной модели и применение систем кодирования.
   4. Учет организационно-правовых аспектов и механизмов обеспечения информационной безопасности.

4. Экономическая обоснованность и эффективность проекта автоматизации

   1. Выбор методики расчёта показателей экономической эффективности посредством специализированного анализа.
   2. Расчёт ключевых финансовых показателей и обоснование эффективности предложенных решений.
   3. Перспективы оптимизации затрат и оценка рентабельности внедрения ИС на предприятии.

5. Заключение

   1. Основные выводы по результатам исследования.
   2. Рекомендации по дальнейшему совершенствованию системы документооборота «АО НПО «АВС»».

6. Список источников и литературы

В современных условиях развития информационных технологий функциональные возможности системы документооборота обретают особую значимость. Программа предусматривает выбор исполнителей (см. "Рисунок 27 - Выборка по исполнителям") и подготовку проекта письма (см. "Рисунок 28 - Подготовка макета письма", "Рисунок 29"), что позволяет значительно ускорить процесс обработки корреспонденции. Кроме того, предусмотрен режим формирования отчетности по поступившим документам, продемонстрированный на "Рисунок 30 - Запрос отчета по поступившим документам".

Отчетная часть системы обеспечивает вывод сведений о документах за заданный период (например, с 06.02.2018 по 20.02.2018) в виде структурированного списка. На "Рисунок 31 - Отчет «Список поступивших документов» (печатная форма)" представлена печатная форма, содержащая такие данные, как входящий номер, дата поступления, наименование контрагента, содержание запроса и его текущее состояние. В качестве примеров можно отметить:

Пилотное использование программного продукта позволило выявить, что объем реализованных задач модуля документооборота соответствует технологии работы АО НПО «АВС». Это стало основанием для принятия решения о переводе разработки к промышленной эксплуатации, предусматривающему организацию поддержки пользователей и корректировку выявленных неточностей.

Экономическая эффективность проекта оценивается на основе выбранной методики анализа, где учитываются как прямой эффект от сокращения временных затрат на выполнение технологических операций, так и косвенный эффект, связанный с повышением эффективности использования трудовых и материальных ресурсов. Расчет эффективности производится через сопоставление снижения затрат на оплату труда сотрудников с объемом инвестиций в создание и обслуживание системы. При условии, что полученная экономия с учетом дисконтирования превышает объем капиталовложений, проект признается экономически обоснованным.

Разработка информационной системы автоматизации документооборота АО НПО «АВС» предусматривает участие специалистов с оптимальными затратами. Так, программирование осуществляется специалистом с окладом 20 000 рублей в месяц, а тестирование реализуется оператором с заработной платой 15 000 рублей в месяц. В дальнейшем проводится оценка сокращения временных и стоимостных затрат, что подтверждает эффективность автоматизации.

1. Сокращение трудозатрат за счет оптимизации технологических операций;
2. Повышение эффективности использования трудовых и материальных ресурсов;
3. Оптимизация сроков внедрения через предварительное тестирование системы;
4. Соответствие реализованных задач требованиям технологии документооборота.

Таким образом, разработка и внедрение информационной системы управления документооборотом представляют собой экономически обоснованный шаг, способствующий повышению эффективности работы организации.

Список литературы

Раздорожный А.А. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М,

Свердлов С.З. Языки программирования и методы трансляции: [учеб. пособие для вузов по направлению подготовки "Прикладная математика и информатика"].-СПб. [и др.]: Питер,

Цыганов С.Н. Бухарин. Информационные войны в бизнесе и политике. Теория и методология. – М.: Академический Проект,

– 336 с.

-399 с.

-294 с.

Куперштейн В.И. Современные информационные технологии в делопроизводстве и управлении. - СПб.: Питер,

-637 с.

Максимов, Н.В. Технические средства информатизации. - М.: Форум,

Максимов Н.В. Технические средства информатизации: [учебник по специальностям "Информатика и вычисл. техника", "Прикладная информатика (по областям)"].-М.: Форум,

Баласанян В.Э. Электронный документооборот – основа эффективного управления современным предприятием / В.Э. Баласанян // Секретарское дело. –

Пятковский О.И. Практикум по дисциплине «Проектирование информационных систем» Часть

Кабашов С.Ю. Электронное правительство. Электронный документооборот. Термины и определения: Учебное пособие. - М.: НИЦ ИНФРА-М,

– С.22—

Должностная инструкция делопроизводителя. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://obrazec.org/12/dolzhnostnaja_instrukcija_ deloproizvoditelja.htm

Баласанян, В.Э. Какой должна быть современная автоматизированная система документационного обеспечения управления / В.Э. Баласанян // X Междунар. научно-практическая конференция «Документация в информационном обществе: парадигмы XXI в.». – М.,–

Куняев, Н. Н. Конфиденциальное делопроизводство и защищенный электронный документооборот [Электронный ресурс] : учебник / Н. Н. Куняев, А. С. Дёмушкин, А. Г. Фабричнов; под общ. ред. Н. Н. Куняева. - М.: Логос,

Пятковский О.И. Информационная система управления предприятием: учебное пособие. Алт.гос.техн.ун-т им.И.И. Ползунова. – Барнаул: кафедра ИСЭ, АлтГТУ,

Система «Дело». [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.doc-online.ru/software/delo/

Киселев Г. М. Информационные технологии в экономике и управлении (эффективная работа в MS Office

1C – Делопроизводство. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://v

- 320 с.

Техно-рабочее проектирование: учебное пособие. Алт.гос.техн.ун-т им.И.И. Ползунова. – Барнаул: кафедра ИСЭ, АлтГТУ,

- 391 с.

1c.ru/doc8/

– 103 с.

- 304 с.

– 78 с.

Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. –

Евдокимова Л.М. Электронный документооборот и обеспечение безопасности стандартными средствами WINDOWS : учебное пособие. – М. : КУРС,

Кудинов Ю.И. Основы современной информатики: учеб. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности "Прикладная информатика" - СПб.: Лань,

– 296 с.

-591 с.

Гуда А.Г. Информатика: [учеб. для вузов по специальности "Прикладная информатика (по обл.)" и др. экон. специальностям. - М.: Дашков и К°,

Марков А.С. Базы данных: Введ. в теорию и методологию : [Учеб. по специальности "Прикладная математика и информатика"].-М.: Финансы и статистика,

- 452 с.

АО НПО «АВС». О Компании. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.npoavs.ru/

-447 с.

– С. 46—

Предпроектная стадия процесса проектирования экономических информационных систем: учебное пособие / О.И. Пятковский, М.В. Гунер; Алт.гос.техн.ун-т им.И.И. Ползунова. – Барнаул: кафедра ИСЭ, АлтГТУ,

Гринберг А. С. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс] : учебник для студентов вузов, обучающихся по направлениям «Экономика» и «Менеджмент», специальностям «Информатика», «Документоведение и документационное обеспечение управления», «Автоматизация и управление». - М. : ЮНИТИ-ДАНА,

-511 с.

- 272 с.

Пятковский О.И. Практикум по дисциплине «Проектирование информационных систем» Часть

– 113 с.

-606 с.

– 172 с.

Луенбергер Д.Д. Информатика: учеб.-метод. пособие для студентов вузов, обучающихся по специальности 080801 "Прикладная информатика" и др. междисциплинарным специальностям.-М.: Техносфера,

[Электронный ресурс] : Учебное пособие. - М.: Издательско-торговая корпорация "Дашков и К°",

-255 с.

htm

??? Формат нумерации (со скобкой надо).

Коноплева И.А. Информационные технологии: учеб. пособие : [для вузов по специальности "Прикладная информатика (по областям)] .-М.: Проспект,