СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОГО УЧРЕЖДЕНИЯ ЦЕНТР СОЦИАЛЬНОЙ ПОМОЩИ СЕМЬЕ И ДЕТЯМ «ЗАПАДНОЕ ДЕГУНИНО»

Содержание

Введение В данном исследовании определена актуальность разработки и совершенствования системы документационного обеспечения в организациях государственного управления. Выдвигается цель – анализ существующей модели документооборота и разработка предложений по ее усовершенствованию с учетом практики «ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино». Определен объект исследования – процессы документирования управленческих решений, а предмет – нормативно-методическая база и организационные механизмы регистрации документов. Применены методы структурного анализа, сравнительного исследования и экспертного тестирования.

Глава 1. Теоретико-прикладные аспекты документационного обеспечения предприятия

1. Основы документирования управленческих процессов Исследуются ключевые понятия в области документационного обеспечения управления, рассматриваются принципы организации документооборота с использованием стандартных методик и профессионального сленга практиков.
2. Нормативно-правовая и методическая база работы с документами Анализируются требования нормативных документов и методических указаний, воздействующих на функционирование системы документирования в государственных учреждениях, с акцентом на особенности регулирования данного направления.
3. Структурирование системы регистрации документов Описываются механизмы классификации и регистрации документов, применяемые в государственных учреждениях, с выделением ключевых элементов и терминов.

Глава 2. Анализ модели документационного обеспечения «ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино»

1. Организационный портрет «ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино» Представлен краткий обзор организационной структуры и специфики функционирования учреждения, с акцентом на процессы документооборота.
2. Оценка схем учетной документации управленческих процессов Проведен детальный анализ существующей модели документирования, выявлены подходы к регистрации и систематизации управленческих документов.
3. Систематизация и контроль документооборота Рассматриваются методы организации работы с документами, интегрированные подходы и практические рекомендации для повышения эффективности учетных процессов.

Глава 3. Механизмы повышения эффективности работы системы документационного обеспечения

1. Совершенствование нормативной базы документооборота Разрабатываются предложения по обновлению нормативно-правовых документов и методических указаний, с учетом опыта «ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино».
2. Внедрение автоматизированных систем управления документами Исследуются возможности интеграции современных автоматизированных систем в процессы документооборота, рассматриваются технические решения и специфика их применения.
3. Экспертная оценка результатов модернизации Проводится оценка эффективности внедренных инноваций на основе практических результатов, анализируются преимущества и выявляются направления дальнейшей оптимизации.

Заключение В заключительной части работы подводятся итоги анализа существующих моделей документооборота, обосновывается обоснованность предложенных нововведений и определяется перспективность дальнейшего развития системы документационного обеспечения на основе методической базы «ГУ ЦСПС и Д «Западное Дегунино». Список литературы Перечень использованных источников, нормативных документов и методических рекомендаций. СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ Определены и расшифрованы сокращенные наименования, применяемые в исследовании. ГЛОССАРИЙ Дан перечень терминов и ключевых понятий, использованных в работе, с детальными определениями.

При планировании затрат на разработку программного обеспечения значимыми являются такие показатели, как стоимость ремонта оборудования (Срем) и заработная плата обслуживающего персонала (Зоп) за период создания программы. В расчетах учитываются затраты, выраженные в рублях, а также эксплуатационные расходы, связанные с электроэнергией, которая вычисляется по формуле (6):

(6) где Мпр – электроэнергия, потребляемая вычислительной машиной (кВт/час), Тм – машинное время, затраченное на создание программы (час), принимаемое как 50% от Тпр, и Сквт/ч – стоимость одного кВт/ч (2,28 руб.).

Линейный метод расчета амортизации применяется для определения суммарных затрат за период разработки по формуле (7), а годовая норма амортизации (На, %) определяется по формуле (8):

(7) ... , (8) ... где Соб – стоимость оборудования в рублях, а Тн – нормативный срок его службы. Годовой фонд рабочего времени оборудования (Фд) рассчитывается по формуле (9):

Фд = ((365 – С – В – Пр) × 8 – ППр × 1) × S × (1 – а/100),

где 365 – общее количество календарных дней, С, В, Пр – число нерабочих дней (суббот, воскресений и праздничных), 8 – продолжительность смены, S – число смен в сутки, а а (3–6%) – процент потерь времени на ремонт оборудования.

Стоимость ремонта за период разработки вычисляется по формуле (10), где Нр (2–4%) представляет собой процент от стоимости оборудования (Соб). Заработная плата персонала оценивается по формуле (11), включающей основную часть (Зоп.о), дополнительную (Зоп.доп, составляющую 10% от Зоп.о) и отчисления на социальное страхование (Осоц – 26% от суммы Зоп.о и Зоп.доп). Основная заработная плата рассчитывается по формуле (12), учитывающей количество обслуживаемых ПЭВМ (n) и годовой фонд оплаты (Зоп.год).

Трудоемкость проекта может определяться на основе нормативов или экспертных оценок специалистов-программистов, дающих оптимистичные и пессимистичные оценки. Ожидаемая длительность выполнения работ выражается по формуле (13):

(13) где Тож – принятую для расчета величина трудоемкости программы (Тпр, в днях), а Топт и Тпес – оптимистическая и пессимистическая оценки соответственно.

Ниже представлена таблица, отражающая ожидаемые сроки выполнения работ на этапе проектирования программы:

Наименование работ	Минимум (Топт)	Максимум (Тпес)	Ожидаемая длительность (дней)
Разработка технического задания	9	10	9,5
Анализ технического задания и сбор данных	6,5	8	7
Набор программы на ПЭВМ *	9	10	9,5
Отладка программы на ПЭВМ *	2,5	4	3
Проведение экспериментов *	0,5	1	1

Примечание: работы, отмеченные звездочкой, выполняются с использованием ЭВМ. Применение данных методик позволяет обеспечить обоснованность расчета затрат и повысить точность прогнозирования временных затрат на разработку программного обеспечения.

Список литературы

Кузнецов С. Л. Кадровое делопроизводство: (традиционные и автоматизированные технологии), - М.: Интел-синтез АПР.,

– 78с.

2001]-СПб.: Стоун Кантри,

– 222 c.

Источники

ОК 004-93 Общероссийский классификатор видов экономической деятельности, продукции и услуг: в 3 т.М.,

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 65-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона «Об электронной подписи»

Семейный кодекс Российской Федерации [Текст]: Федеральный закон: [принят Госдумой

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (Утв. Приказом Росархива от

2004 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».//Собрание законодательства Российской Федерации от

Российская Федерация. Конституция(

Официальный сайт Департамента семейной и молодёжной политики города Москвы (Документы, текущая информация, нормативные и иные акты) [Электронный ресурс].-URL:http:www.dsmp.mos.ru/.

Постановление Правительства Российской Федерации от

Распоряжение Правительства Российской Федерации от

Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти: [Текст]: утверждены Постановлением Минтруда России,

- 190с.

Официальный сайт электронных офисных систем [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.eos.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.

Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско - торговая корпорация «Дашков и. К»,

Рогожин М. Ю. Делопроизводство «ИндексМедиа», 2007-239с.

Филенко Е.Н. Развитие понятия «документ» с внедрением новых информационных технологий / Е.Н. Филенко// – Делопроизводство. –

Чиканов А.А. Трудовой договор//Трудовое право. № 4, 2004-c.58

2005 №53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»

Лойко В.И., Информационные системы и технологии в экономике. 2005 2-е изд. -416с.

Официальный сайт Правительства Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.government.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус

Официальный сайт информационно-правовой системы Консультант [Электронный ресурс].-URL:http:www.consultant.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.

Максимович Г.Ю. Комплексный подход к внедрению информационных технологий во все сферы ДОУ / Г.Ю. Максимович, В.И. Берестова // Секретарское дело. –

Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. – М.: Научная книга, 2002, - 137с.

-№ 8-с. 24

-592с.

1995 №

– 222с.

2002 №505-ст).

-92с.

Нормативно-методическая литература

– №10 – С. 17–

ОК 005-93 Общероссийский классификатор продукции: в 2т.М.,

Гайдукова Л.М. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.М. Гайдукова// – Секретарское дело. –

2009 №477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» [Текст]//Собрание законодательства Российской Федерации-2009-№25-ст.3060

30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: Требования к оформлению документов: [Текст] Срок введения

Гаева И.И. Делопроизводство: курс лекций,

Кудряев В.А. Организация работы с документами -2 изд., перераб. и доп.-М.: ИНФРА-М,

Документация в информационном обществе: законодательство и стандарты: доклады и сообщения на XII Международной научно-практической конференции 22-23 ноября 2005 года, Росархив, ВНИИДАД-М.,2006

Официальный сайт журнала Секретарское дело [Электронный ресурс].-URL:http:www.sekretarskoe-delo.ru/.Загл. сэкрана.-Яз. рус.

2006 №59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации (с изменениями на

Федеральный закон от

Федеральный закон от

– 148 с.

143 с.

Балибардина Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина // Учеб.-метод. пособие / ВолГУ. –

Захаркина О.И. Кадровая служба предприятия:делопроизводство, документооборот и нормативная база. С учетом новой редакции Трудового кодекса РФ. – М.: «Омега–Л». –

Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учеб. пособие. 6-е изд., испр. и доп. \М.В. Кирсанова, Ю.М.Аксенов. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2008-363c.

Титоренко Г.А., Информационные системы в экономике. 2008 - 463с.

– № 3 – С. 64–

2006 №1009-ПП «Об утверждении Положения о Департаменте социальной защиты населения города Москвы»//Вестник Мэра и Правительства Москвы, январь 2007

65с.

М.,

Официальный сайт журнала Секретарь-референт [Электронный ресурс].-URL:(http:www.sekretar-info.ru);(http:www.profiz.ru)/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.

2002 №

Всеобщая декларация прав человека(

2003-М.:Изд-во стандартов, 2003

1995:по состоянию на

Устав Государственного учреждения ЦСПС и Д «Западное Дегунино»

- №

(редакция, действующая с

Комментарий к Федеральному закону «О государственной гражданской службе»/ Под ред. В.А. Козбаненко, Д.А. Медведева - СПб.: «Питер»,

Сысоева Л.В. Разработка концепции общекорпоративной системы управления документами / Л.В. Сысоева// – Секретарское дело. –

Основные правила работы архивов организаций. М.,

Федеральный закон от

2011 №176-р «Об утверждении плана мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»

ГОСТ Р.

Трудовой кодекс Российской Федерации-М.:2008

5-2002 Государственная система стандартизации РФ. Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению

02 / О.В. Живаева. – В.,

Макеев В.Ф. Правила написания официальных наименований /В.Ф. Макеев// - Журнал «Секретарь-референт», -

Вялова Л.М. Регистрация документов / Л.В. Вялова // - Журнал «Секретарь-референт», -

.

Конституция Российской Федерации [Текст]: Основной закон. - М.:Проспект,2010-32с.

Сетевые источники

- 399с.

М.,2006

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»

Свинцова Т. Повышение квалификации: что должен знать кадровик?// Т. Свинцова// Кадровое дело. –

ГОСТ Р.

Справочник по делопроизводству [Текст]+CD:/сост. Рогожин М.Ю., «Питер»2007

2 т.

2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

1989

– № 7 – С. 30–35

2002 №1- ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (с изменениями на

2004 №31,ст.3215

1948

- № 11-с.12

Басаков М. И. Справочник секретаря по делопроизводству. Издательство «Март», 2006-315с.

Конвенция ООН о правах ребёнка. Принята резолюцией 44/25 Генеральной Ассамблеи ООН от

Неопубликованные источники

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. Приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от

Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение. М.: Кнорус, 2007-248c.

– 116с.

2005 №

2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями на

Румынина Л. А. Документационное обеспечение управления: учеб. Для студентов образоват. учреждений сред. проф. образования / Л. А. Румынина. – 7-е изд., стер. – М.: Академия,

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения

Официальный сайт Правительства Москвы (Законотворческая деятельность. Нормативные и иные акты Мэра и Правительства Москвы) [Электронный ресурс].-Режим доступа:http:www.mos.ru/.Загл.с экрана.-Яз.рус.

. Принята на третьей сессии Генеральной Ассамблеи ООН резолюцией 217А (Ш) от

Справочные и информационные издания

— 520с.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

Живаева О.В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота: Дис. канд. эконом. Наук:

Постановление Правительства Москвы от

Опубликованные источники

Федеральный закон от

Смирнова Е. П. Делопроизводство для секретаря. Разработка, хранение и учет служебной документации: практическое пособие. Издательство «Омега-Л», 2007-152с.

– № 11(

Официальный сайт системы электронного документооборота и автоматизации управления документами Евфрат [Электронный ресурс].-URL:http:www.evfrat.ru/.

Федеральный закон от

Официальный сайт журнала Делопроизводство и документооборот на предприятии [Электронный ресурс].-URL:http:www.delo-press.ru/.

Официальный сайт Федерального архивного агентства (Росархива) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.archives.ru/.

Стенюков М. В. Документы, Делопроизводство. - М. "ПРИОР",

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Минкультуры и массовых коммуникаций РФ от

Официальный сайт Президента Российской Федерации (новости, выступления и стенограммы, документы, текущая информация) [Электронный ресурс]. - Режим доступа:http:www.kremline.ru/.Загл. с экрана. - Яз. Рус.

3т.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, с указанием сроков хранения./Росархив; ВНИИДАД: М.,

ГОСТ Р 51141-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба: Форма, размеры и технические требования (изменение №1 к нему от

2010 №558

Официальный сайт журнала Делопроизводство и электронный документооборот [Электронный ресурс]. – Режим доступа: http:www.termika.ru/.

Литература

Федеральный закон РФ от